15 ting I skal overveje før I investerer i en ny kaffeløsning

1. Antal kopper

Inden I vælger en ny kaffeløsning til jeres arbejdsplads, er det en god idé at få et overblik over, hvor mange kopper kaffe, der vil blive drukket på en dag. Når I har tal på dette, er I sikret at få en kaffemaskine, der hverken har for stor eller lille kapacitet, men er tilpasset jeres behov.

Læs også hvordan Iudregner prisen pr. kop ›

2. Kvalitet og udvalg

Hvis I ofte serverer kaffe for kunder eller samarbejdspartnere, så er det værd at gå efter en maskine, der brygger mange forskellige varianter i høj kvalitet. Kaffen fortæller nemlig noget om, hvem I er, og giver eksterne et indtryk af, hvordan det er at arbejde sammen med jer.

Vær dog opmærksom på, hvor længe maskinen er om at brygge en kop, da en prima kop kaffe nogle gange kan have en længere fremstillingsproces. Til gengæld går I ikke på kompromis med smagen.

3. Tid pr. kop

Hvor lang tid tager det at brygge en kop kaffe, og hvad betyder udskænkningstiden egentlig?

Det korte svar er, at det varierer fra arbejdsplads til arbejdsplads – det afhænger nemlig både af, hvor travl hverdagen er på arbejdspladsen, og hvordan I holder jeres pauser. Følger jeres arbejdsdag et fast skema, hvor samtlige personer holder pause samtidig, så er det værd at gå efter en simpel maskine med en kort udskænkningstid – og på nogle maskiner er den helt ned til 3 sekunder pr. kop.

Holder I derimod pauser på skift, eller når I har lyst, så er udskænkningstiden måske knap så vigtig for jer. I det tilfælde kan I med fordel vælge en kaffemaskine med flere funktioner og kaffevarianter.

4. Nemhed i betjening

Hvis mange skal have glæde af en kaffemaskine, skal den være intuitiv og nem at betjene. Det vil også spare jer tid på den lange bane, fordi I slipper for at forklare, hvordan maskinen fungerer.

Det er altså vigtigt, at brugervenligheden er i top – det betyder nemlig noget for kaffeoplevelsen.

5. Pris

Kaffeløsninger til arbejdspladser fås til vidt forskellige priser – og selvom det måske ikke er altafgørende, så er det vigtigt at have budgettet in mente, når I vælge ny kaffemaskine.

I kan eksempelvis både lave et overslag over hvad maskinen koster i indkøb og pr. kop. Ved at udregne prisen pr. kop får I et mere fuldkomment overblik, fordi det medtager udgifter til blandt andet kaffe, rengøring og klargøring.

6. Skal I købe eller leje? 

Kaffeløsninger til arbejdspladser er vidt forskellige. En af de fundamentale ting I skal overveje er, om I skal købe eller leje maskinen. Den største fordel ved at købe en kaffemaskine er, at det er en engangsudgift, mens ulempen er, at slitage, rengøring og vedligehold står for egen regning. Lejer I derimod en kaffemaskine, så følger der som oftest en god support- og serviceaftale med og samtidig sørger udbyderen for, at I altid har en velfungerende og leveringsdygtig kaffemaskine på kontoret. 

Overvej derfor, om det passer bedst at købe eller leje en kaffemaskine til kontoret - både i forhold til jeres budget, behov og ressourcer.

7. Rengøring & klargøring

Få overblik over, hvor lang tid det tager at gøre maskinen ren og klargøre den med f.eks. opfyldning af bønner. Det er et vigtigt punkt, som mange overser, når de kigger efter ny kaffeløsning til arbejdspladsen.

Nogle maskiner kræver frisk mælk og kan tage flere timer ud af månedsbudgettet, når den skal gøres ren. For at undgå kedelige overraskelser er der derfor vigtigt, at man sætter sig grundigt ind i maskinens ugentlige rengøringstid. 

8. Serviceaftale

Når I er på udkig efter en ny kaffeløsning til arbejdspladsen, så er det vigtigt at undersøge, om I får en serviceaftale med, og hvad betingelserne for aftalen er. Hvis uheldet er ude og maskinen fejler, skal I vide, at det bliver løst inden for kort tid.

9. Bønner, kapsler, filter eller flydende 

Kaffe brygget på friskmalede bønner er lig med god kvalitet – men generelt kræver espressomaskiner også mere rengøring, har en længere udskænkningstid og er dyrere i drift.

Når I kigger på ny kaffeløsning til arbejdspladsen bør I derfor vurdere, om jeres kaffe skal være baseret på hele bønner, kapsler, formalet kaffe eller flydende koncentrat. Det er langt hen ad vejen et spørgsmål om, hvad der er vigtigt for jer: Kvalitet eller effektivitet? 

10. Et godt mødested på arbejdspladsen

Er kaffemaskinen et sted, hvor I kan tilbringe tid med hinanden - og måske også med jeres kunder? Så er det værd at investere i en kaffemaskine, der også er et godt mødested på arbejdspladsen - et sted der indbyder til samarbejde og ideudveksling og som styrker kunderelationer og sammenholdet mellem kolleger. Der findes masser af kaffeløsninger til arbejdspladsen, som skaber gode rammer for dette - og det er værd at overveje, inden I vælger kaffemaskine. 

11. Medarbejdertilfredshed

7 ud af 10 mener, at god kaffe er lig med god behandling af medarbejderne. Til en vis grad afhænger de ansattes trivsel altså af, om kaffen på arbejdspladsen lever op til deres forventninger. Det er værd at have med i overvejelserne, når I er på udkig efter en ny kaffeløsning til jeres arbejdsplads.

For at imødekomme alles ønsker bør I bl.a. kigge nærmere på punkt 9 og 12.

12. Udseende

En smuk kaffeløsning sender et signal om kvalitet til både medarbejdere og gæster. Ofte får maskinen en central placering, og ligesom med jeres øvrige indretning, så fortæller kaffemaskinen noget om jeres arbejdsplads. Derfor er det vigtigt at vælge en kaffemaskine, hvis udseende afspejler arbejdspladsens værdier. Det kan nemlig både være med til at styrke medarbejdernes selvforståelse og forbedre indtrykket af arbejdspladsen blandt kunder og samarbejdspartnere.

Det er også en god idé at undersøge, om der medfølger serveringsbord, og hvordan kaffen opbevares.

13. Personalisering

Mange mennesker har en foretrukken kaffevariant. Derfor er det en god idé at lave en liste over, hvilke typer af kaffe, maskinen som minimum skal kunne brygge. Derudover er det værd at overveje en kaffeløsning til arbejdspladsen, som giver alle mulighed for at tilsætte ekstra vand mælk og mælkeskum til kaffen, hvis det er det, som de ønsker. Det giver frihed til at lave den kaffe, som man præcis kan lide den.

14. Prøvesmagning

Det er svært at læse sig til, hvordan kaffen smager. Så hvis I vil være sikre på, at kvaliteten er i orden, så vælg en leverandør, hvor I kan prøvesmage kaffen først. Det er med til at sikre, at I får en kaffeløsning, hvor kvaliteten og smagen lever op til forventningerne.

15. Kaffemaskine eller samlet løsning?

Inden I vælger blandt de mange kaffeløsninger til arbejdspladsen er det vigtigt, at I tager stilling til, om I er på udkig efter en kaffemaskine, hvor I selv står for drift og vedligehold – eller om I foretrækker en helhedsløsning som inkluderer en support- og serviceaftale, påfyldning, rengøring samt levering af te og kaffe. En samlet løsning er et perfekt valg til det travle kontormiljø.

God kaffe er ikke en magisk bønne, der med ét slag giver loyale kunder og tilfredse medarbejdere. Men det er et simpelt sted at starte. Og for mange arbejdspladser er det lige nu afgørende at få taget det første skridt mod større tilfredshed og højere loyalitet, hvis de ikke skal tabe terræn til mylderet af fremadstormende konkurrenter.